Een koper van je administratiekantoor betaalt niet voor voorraad of machines. Hij betaalt voor klanten die na de overdracht blijven. Daarnaast betaalt hij voor een werkwijze die ook zonder jou doorloopt. Dat zijn precies de dingen die jij in de loop der jaren hebt opgebouwd. Een medewerker die zelf het jaargesprek voert of een klant die al jaren blijft, laat ze zien. Een kantoor dat die twee kan tonen, praat met een koper over een bedrag in plaats van over een gok.
Klanten die bij het kantoor horen in plaats van bij jou
Kleine ondernemers kiezen een boekhouder om wie hij is. Ze bellen jou, ze mailen jou en ze rekenen erop dat jij hun cijfers kent. Jarenlang was dat je kracht. Bij een overname draait het om, want een koper vraagt zich af wie de telefoon opneemt als jij er niet meer bent. Een kantoor waarin medewerkers hun eigen klanten hebben, geeft daar het antwoord op. Zij voeren het jaargesprek zelf en weten wat er per klant is afgesproken en waar de bijzonderheden zitten. Een collega pakt een dossier dan op zonder eerst bij jou langs te gaan.
Een lange gemiddelde klantduur weegt voor een koper zwaar. Hij kijkt ook hoe het werk over je klanten verdeeld is. Werk dat verspreid zit over veel klanten die al jaren blijven, geeft hem zekerheid, en daar betaalt hij voor. Een grote klant is prettig zolang je hem hebt. Voor een koper telt dan vooral of die relatie ook aan iemand anders dan jou hangt. Kent een collega die klant en voert hij het jaargesprek, dan weegt zo'n grote naam in je voordeel.
Ook een kantoor van één persoon vindt een koper
Werk je alleen, dan is je klantenbestand wat je verkoopt, en daar is vraag naar. Voor een collega-kantoor is een administratiekantoor overnemen de snelste weg naar volume. Zo'n kantoor koopt in feite je klanten en schuift ze in zijn eigen werkwijze en pakket. Een team of een uitgewerkte organisatie hoeft het daarvoor niet van je over te nemen. Wat telt, is dat je klanten meegaan. Daar helpt de timing bij. Na de aangifteperiode hebben klanten een natuurlijk moment om aan een nieuw gezicht te wennen, en een overdracht rond die tijd verloopt het rustigst.
Ben je aangesloten bij een brancheorganisatie, dan heb je nog een reden voor klanten om te blijven. Zo'n keurmerk zegt ook de bank en de Belastingdienst iets. Het hangt aan het kantoor en niet aan jou als persoon, en juist die waarde wil een koper vasthouden. Hij zal dus willen weten of hij het lidmaatschap na de overname kan voortzetten. Als dat lukt, houden je klanten na de wissel hetzelfde keurmerk.
Hoeveel klanten een medewerker van je administratiekantoor bedient
Een serieuze koper kijkt minder naar je totale omzet dan naar de omzet per medewerker. In deze branche is dat cijfer de laatste jaren flink verschoven. Vroeger bediende een medewerker twintig tot dertig klanten. Kantoren die hun processen goed hebben ingericht, komen tegenwoordig op vijftig tot honderd per fte. Zit jouw administratiekantoor aan die kant van het verschil, dan is dat je sterkste argument. Een koper ziet dan een kantoor dat met dezelfde mensen veel meer klanten aankan. Hij wil begrijpen waar dat vandaan komt. Hoeveel van de aanlevering komt digitaal binnen? En zijn processen opnieuw ingericht, of gaat het oude werk alleen sneller?
Zit er nog handwerk in je kantoor, dan ligt daar voor een koper ook ruimte om te groeien. Het verschil tussen twintig en honderd klanten per fte is groot. Vertel zelf wat er al loopt en waar de volgende stap zit. Dan bespreek je de investering en de omschakeltijd samen als deel van het plan. Het wordt geen ontdekking die hij achteraf van je prijs aftrekt. Een kantoor dat halverwege die omslag zit, heeft een koper dus iets te bieden: een werkwijze die al beweegt en klanten die de verandering meemaken.
Het Wwft-risico verhuist naar de koper
Een beschermde titel heb je niet. Toch geldt voor je kantoor de Wwft, de wet die witwassen en terrorismefinanciering moet voorkomen. Het toezicht ligt bij Bureau Financieel Toezicht. Een koper met verstand van zaken kijkt hier vroeg naar, want na de overdracht is dit risico van hem. Een cliëntenonderzoek dat bij elke klant compleet en actueel is, neemt die zorg bij hem weg. Dat geldt ook voor een vaste lijn bij signalen van ongebruikelijke transacties, met één persoon die erover beslist. Een geordend dossier haalt twijfel uit het gesprek en versnelt het hele traject. Bij een makelaarskantoor wordt hetzelfde dossier opgevraagd, alleen ligt het toezicht daar bij Bureau Toezicht Wwft.
Vergeleken met een accountant heb je het eenvoudiger. Bij het te koop zetten van een accountantskantoor komen het tuchtrecht en soms een vergunning voor wettelijke controles erbij. Jouw koper hoeft alleen dit ene dossier door te lopen. Een koper die ook naar accountantskantoren kijkt, ziet bij jou dus een overname met minder regels eromheen.
Eén pakket of een opruimklus
Voor een koper weegt het pakket waarin je werkt bijna even zwaar als het aantal klanten. Draait je administratiekantoor in één systeem, dan schuift hij het in zijn eigen organisatie zonder dat klanten er iets van merken. Werk je met verschillende pakketten naast elkaar, dan koopt hij er een opruimklus bij. Zo'n mengsel ontstaat bijvoorbeeld als klanten ooit hun eigen keuze meebrachten. Ook de licenties op naam van het kantoor horen bij wat hij overneemt. Hetzelfde geldt voor de koppelingen met banken en met de aangiftesoftware. Hoe minder hij na de overname zelf hoeft uit te zoeken, hoe minder hij afprijst voor onzekerheid.
De tarieven van je administratiekantoor
Een klant die al twaalf jaar bij je zit, betaalt soms nog bijna hetzelfde als op zijn eerste dag. Een prijsverhoging aankondigen bij iemand die je al zo lang kent, voelt nu eenmaal ongemakkelijk. Het betekent ook dat er in je administratiekantoor nog ruimte zit. Een koper waardeert je kantoor op wat er binnenkomt en niet op wat er zou kunnen binnenkomen. Tweehonderd klanten die gemiddeld honderd euro per maand meer betalen, schelen samen een kwart miljoen euro omzet per jaar. Die ruimte heb jij als eigenaar in handen, en wat je ervan benut, komt terug in je verkoopprijs.
Een tariefstap die al een tijd loopt, is daarbij je sterkste argument. Twee jaar geïndexeerde tarieven met een klantenbestand dat heel is gebleven, zijn voor een koper een bewijsstuk. Ze laten zien dat je klanten blijven, ook tegen een prijs die bij het werk past. Een belofte dat de tarieven omhoog kunnen, heeft die kracht niet. Een koper hoort daarin vooral de vraag of er dan klanten opstappen. Hetzelfde geldt voor meerwerk dat nooit gefactureerd is en een vast maandbedrag dat niet meer bij de uren past. Wat je daarvan in de jaren voor de verkoop rechtzet, staat in de cijfers waarop een koper je administratiekantoor waardeert.
Mensen die willen blijven
De bredere sector telt tienduizenden openstaande vacatures. De omzet groeit er harder dan het aantal mensen dat het werk kan doen. Heeft je administratiekantoor ervaren mensen die graag blijven, dan verkoopt het daardoor aanzienlijk makkelijker dan een zaak waar de bezetting krap of onzeker is. Je team is voor een koper een van de redenen om juist jouw kantoor te kiezen. Met een vaste bezetting kun je een koper precies vertellen wie er na de overdracht aan de dossiers zit. Speelt er bij iemand een vertrekplan, dan is dat aan tafel gewoon een van de onderwerpen. Een koper die het vooraf weet, rekent ermee en bouwt zijn plan eromheen. Zo blijven ook de afspraken over een eventuele nabetaling zuiver, en daar heb jij na de verkoop het meeste aan.
Wie een administratiekantoor van je overneemt
Grofweg komen er drie soorten kopers op je af, en ze willen elk iets anders. Het collega-kantoor, dat je klanten in zijn eigen pakket schuift, kwam hierboven al langs. Zo'n overname gaat snel, maar je klanten merken er iets van en je medewerkers krijgen een andere baas. Dan is er de investeerder die kantoren samenvoegt. Voor hem is jouw administratiekantoor een bouwsteen van een groter geheel, en hij kijkt nauwkeurig naar de cijfers.
De derde koper zit misschien al bij je op kantoor. Een medewerker die de klanten kent, hoeft weinig te veranderen, en dat merken je klanten ook. Het knelpunt is geld. Wie jaren in loondienst werkte, heeft niet vanzelf het eigen vermogen om je in één keer uit te betalen. Zo'n verkoop leunt op een bank of op gespreide betaling. Daarmee leunt hij ook op jouw vertrouwen dat het kantoor blijft draaien. Welke van de drie het wordt, bepaal jij. Je klanten en je personeel merken die keuze nog jaren.
Je kantoor plaatsen en de eerste koper spreken
Zet je je administratiekantoor bij ons ter overname, dan betaal je daar niets voor. In ongeveer tien minuten beschrijf je in je eigen woorden wat voor klanten je hebt, hoe het werk loopt en in welke regio je zit. Voor je kantoor zichtbaar wordt, leest iemand van ons de beschrijving na. Daarna krijgen kopers met een zoekprofiel dat erbij past een melding. Alleen wie is ingelogd, ziet het aanbod. Heeft een koper interesse, dan stuurt hij je een contactverzoek. Je leest eerst wie hij is en wat hem in jouw kantoor aanspreekt. Pas daarna besluit je of je met hem om tafel gaat.
De cijfers, de klantduur en het Wwft-dossier komen pas in dat gesprek op tafel. Voor de waardering en de onderhandeling schakel je je eigen accountant en adviseur in. Zij kennen jouw kantoor en jouw klanten, en ze maken de berekening waarmee je het gesprek in gaat. Hoe de verkoop van je bedrijf in grote stappen loopt, hebben we apart beschreven.